资产财务管理制度

作者: 来源: 发布时间:2011年03月09日
 

 

一、会计监督制度
为了贯彻落实《会计法》,加强书院会计监督和依法治校,保证书院经济活动符合国家法律、规章的要求,防止舞弊,控制风险,根据《会计法》第二十七条的规定制定本制度。
(一)会计监督制度的目标
会计监督制度是书院控制制度的重要内容,它由一系列相互牵制、相互监督的管理程序和措施组成。目的是为了保证书院经济管理目标的实现,保护书院资产的安全完整,保证会计记录的可靠性和及时提供真实的会计信息,保证书院各项经济活动在法定范围内进行并有效益性。
(二)相关人员会计监督职责权限
1.书院院长在书院会计监督中的职责权限
(1)院长是书院会计工作责任人,对会计工作和资料的真实性、完整性负责。
(2)任用德才兼备、符合《会计法》、《深圳市中小学财务制度》规定的任职资格和任职条件的会计机构负责人和会计人员。
(3)通过有关制度(如岗位责任制等)授权会计机构和会计人员按章办事、严格把关,支持、保证会计机构和会计人员依法履行职责,帮助会计人员解决履行职责中遇到的困难和问题,为会计人员实行有效监督创造良好环境。
(4)组织建立健全有效的财务管理制度和监督管理制度,明确相关部门和人员的职责权限、工作程序和纪律要求,有正常途径了解制度的执行情况和履行职责的情况,以保证管理意识的实施。
(5)以身作则,带头执法,不得干预、阻挠会计机构、会计人员依法履行职责,不得授意、指示、强令会计机构、会计人员违法办理会计事项。
2.会计机构、会计人员在书院的会计监督中的职责权限
(1)会计机构负责人在书院院长的领导下,按照《会计法》、《会计基础工作规范》、《深圳市中小学财务制度》等有关法规、制度实施会计工作的组织与管理。
(2)会计机构、会计人员有权监督、核对经济合同、劳动工资、财产物资单据帐本等会计资料和财产物资。
(3)会计机构、会计人员有权监督书院附属(或参股)的依法独立核算的企业、机构的会计资料和财产物资。
(4)会计机构、会计人员对违反《会计法》和国家、政府规定的规章制度的会计事项有权拒绝办理或者按照会计规章制度的规定予以纠正。
(5)会计机构、会计人员对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受,对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并有权要求按照会计制度的规定更正、补充。
(6)会计人员在会计监督工作中应遵守职业道德,依法办事,客观公正。
3.其他部门和人员在书院会计监督中的权利及责任
(1)其他部门和人员发现违反《会计法》和会计规章制度的行为都有权检举揭发,履行公民的权利和义务。
(2)收到检举的部门有权处理的,按照责任分工及时处理;无权处理的,应及时移送有权处理的部门处理。收到检举的部门、负责处理的部门应为检举人保密,不得将检举材料给被检举人单位和检举人。
(3)充分发挥书院工会、监察、党组织的监督作用。
(三)会计监督的职权分离和制约
1.亲属回避和财务回避
(1)院长、会计机构负责人的配偶、三代以内的直系血亲及姻亲,二代以内旁系血亲及姻亲不得在本单位从事会计工作。
(2)院长、会计机构负责人本人因公发生的财务收支,在审批报销中应当回避。
(3)院长、会计机构负责人、财产管理部门负责人的配偶、二代以内的直系血亲及姻亲不得在本单位从事财产保管工作。
2.财、物分管。
(1)会计人员和财产管理人员职务应当分离,会计人员不得担任财产管理员职位,不得代替财产管理员进行填制单据、记帐工作。
(2)会计机构、会计人员一般不得进行财物的采购工作,采购工作由书院采办室实行。
采购程序按照书院《采购工作管理制度》执行。
(3)其他财产管理方面的制约和监督按照《深圳市学校财产管理制度》执行。
3.帐、钱分管。按照《深圳市学校会计工作学校稽核牵制制度》执行。
4.经办与审批分管。
(1)采取“经济业务由责任部门经办人经办,授权审批与院长审批结合,重大业务集体决策”的办法。属授权范围以内的经院长授权财务负责人审批后报销,属授权审批范围以外的交院长审批后报销,重大经济业务需经院长办公会议集体决策或者提交书院校监、董事会决策。
(2)书院对购置项目单个金额2000元以内,同一物品批量金额5000以内的,由院长授权财务负责人审批报销。凡超出此范围的申购项目,属于重大购置,应履行报购审批和结算审批两项院长审批手续。
(3)执行学期分口预算制度。实施“定盘子、分口子、注款子”的办法,对日常经费进行分口管理,分清责任,落实到人。
(4)书院各类专项活动经费无论金额大小一律应提出申请,由院长审批。
(四)重大经济事项的决策和执行程序
 1.书院对2000元以上的校舍、设施建设项目应由院长召集有关部门负责人和财务负责人等参加的论证商议会,就设计方案、预算和施工单位的选择进行论证后再作决定。即会商定单(通过立项)、会审报建(通过预算,施工方案及施工单位的选择等),会批结算(由使用部门,财务部门分别提出鉴定意见后,报院长审批)。
2.书院发生上述标准以上的对外投资、资产处置、资金调度、采购、工程和其他财、物问题的决策和执行程序,按照《深圳市市管单位领导集体决策重大问题议事规则(试行)》执行。即按照准备材料,提前通知,充分讨论,逐项表决,作出决策,形成记要的程序进行。必须将每位成员的表决意见记录在案,以示负责。院长若否定多数人意见作出最后决定的,必须在记要中说明理由,并上报校监及董事会。
3. 达到招投标标准规定的按统一招投标的规定办理。
(五)财产清查的范围、期限和组织程序按照《深圳市学校财产管理制度》执行。
(六)会计资料内部审计办法
  1.需要进行书院审计的会计资料包括书院会计机构的资料和作为会计核算原始依据的劳动工资资料、财产管理资料、经济合同、经济会议记要、书院有关规章制度等。
 2.对会计资料进行内部审计的办法:设置内部审计机构。由董事会、院长、财务负责人、会计主管人员和工会、党组织、监察等人组成,该项工作由书院审计机构定期进行。
 3.会计资料的内部审计不能代替其他审计工作。
(七)管理和监督
 1.书院必须接受审计、监察、税务等部门的依法监督和检查,如实提供资料,不得拒绝、隐瞒、谎报。对上述监督部门提出的处理决定和建议,应当认真整改或及时处理。
 2.院长和书院有关部门负责人对履行职责,抵制、制止、纠正违法违规行为的会计人员和教职工不得实行打击报复。
 3.书院会计监督的实施情况作为院长任期经济责任审计的重要内容,在实施审计时应当予以特别关注。会计监督发现的成绩和问题作为年度考核评比的重要内容。
 4.每年组织会计人员学习财务制度、财会知识、内部制约、预算编制、报表分析、经费分析,近来违规违纪情况通报等。
二、会计工作稽核牵制制度
 会计稽查核对是书院会计机构、会计人员对会计核算工作内部进行自我检查或审核,为了防止差错、疏忽和舞弊,保证会计信息质量,根据《会计法》第三十七条制定本制度。
(一)内部稽查核对的内容
 1.预算的项目是否齐全,编制依据是否可靠,计算是否准确,各项指标是否衔接等。对不完善的内容审核之后应进行修改和完善。
 2.实际发生的经济业务或财务收支是否合规,发现问题及时制止或纠正。
 3.会计凭证、帐薄、报表和其他会计资料的内容是否真实、完整,手续是否齐全,计算和帐务处理是否正确、合规。
 4.各项财产物资的增减变动和结存情况,并与帐面记录核对。
 5.其他需要进行内部稽查核对的事项。
(二)内部稽查核对的人员和程序
 1.稽查由书院会计机构负责人进行或会计人员之间互相稽查。
 2.凭证录入电脑记帐前应由其他会计进行复核;年终订帐时应当由其他会计对会计帐薄进行复核;报出报表前应当由会计机构负责人对会计报表及其说明和分析进行审核。
 3.工资发放由书院人事编制工资单,经会计复核做帐,出纳发放工资。
 4.所有会计凭证、帐薄、报表均须经过复核,复核后会计资料的真实性、完整性由复核人员和会计共同负责。复核人员应在会计凭证、帐薄、报表的适当位置签章。
 5.各项财产物资增减变动和结存情况的复核,按照《深圳市学校财产管理制度》执行。
(三)内部岗位分工牵制
 1.会计和出纳不能由同一人担任。
 2.出纳不兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、债权债务帐目的登记工作,但可以协助会计进行会计凭证、帐薄、报表的装订等工作。书院会计不兼任饭堂出纳,书院出纳不兼任饭堂会计。
 3.实行支票和银行印鉴分管、银行印鉴章分管制度。其中:保管财务专用章的人员,不得保管空白收费单据、收据和空白支票。在任何情况下支票和银行印鉴都不能由一人保管。
 4.书院会计人员应合理分工,定期岗位轮换。
(四)内部会计核算工作控制
 1.出纳工作控制及责任 
(1)所有收支业务先交会计审核后付款,出纳必须根据记帐凭证登记现金和银行存款日记帐,做到日清月结,不准直接根据原始凭证登记流水帐。
(2)出纳根据记帐凭证收付款时,应当对原始凭证、记帐凭证进行复核。
(3)每月末,出纳必须将本人所记的银行存款日记帐与会计银行存款分类帐和银行对帐单三方面核对相符,未达帐项编制“银行存款余额调节表”,将对帐单和银行存款余额调节表交会计与其它会计凭证一同装订保管。
(4)严格执行银行结算规定,超过结算起点的款项无特殊理由一律不准支付现金,支付给外单位的款项必须使用转帐支票结算。付出现金和转帐支票必须有收款人或领取支票人签名,付出支票给外单位人员必须登记支票领取人身份证号码。
(5)使用转帐支票支付款项,应详细列明收款人、日期、金额大小写等内容,支票存根填写内容必须与支票正本一致。支付转帐支票的收款人必须同合同单位、出具发票的单位一致,无合同单位委托不得把转帐支票开给别的单位。
(6)妥善保管保险柜钥匙,不得把钥匙交由他人保管,不得向他人泄漏保险柜密码。
(7)做好防盗工作,每天下班必须检查印章、支票、现金、有价证件是否放入保险柜,保险柜是否上锁,防盗报警器是否开启。
(8)认真办理收付业务,避免错款。不收假币,每日库存现金不得超过规定的限额,不得公款私存,较大的金额付款时,会计应协助核对。
(9)依岗位责任制做好其他工作。
2.收费员工作控制及责任
(1)每学期收费时,根据学籍部门确定的学生人数,分清情况,按类别标准进行收费。定期与学籍部门联系核对好学生人数,及时收费与会计复核、记帐。
(2)依岗位责任制做好其他工作。
3.会计工作控制及责任
(1)执行借款审批制度,借款采取一式三联的借款单,第一份作为借款时的凭证附件,第二份清帐后作为转帐凭证附件,第三份清帐后退给借款人,拿支票外出视同借款,办理审批、登记手续。
(2)执行报销清帐规定,督促出差人员在返回一周内报销清帐,若有拖欠,从工资中扣回。前次借款未清,原则上不予办理第二次借款,特殊情况经院长批准最多可借两次。
(3)保管经济合同正本,送交院长审批预付款时,除了要求供应商提供正式发票外,还要将审批支付的时间、金额在合同上注明,防止多付或重复支付预付款。合同执行完毕,会计人员将合同和工程预决算书随会计凭证一起装订保管。
(4)往来款项,必须按照每一个的项目、个人或单位设立明细帐进行核算。每月末应结出明细项目的余额并进行分析,以便及时清帐。
(5)对电脑自动生成的总帐、明细帐的发生额、余额和会计报表的有关数字进行分析核对,对会计报表的各项数字和勾稽关系进行分析核对,表内数字不准漏填或错填,以保证帐帐相符、帐表相符、表表相符。
(6)依岗位责任制做好其他工作。
3.会计机构负责人工作控制及责任
(1)每月末听取本月财务情况汇报,复核会计报表内容并将报表内容向院长汇报,签署财务报表时应仔细了解情况,对签署后的会计报表负法律责任。
(2)每季度末检查回顾预算执行情况,进行财务分析并向院长汇报。
(3)每年度末应编写预算执行情况、报表编制说明和财务分析。
(4)对物品购置执行分多次少量购买原则,尽量少库存,对一次购买可用半年以上的大批物品原则上不予审批。
(5)依岗位责任制做好其他工作。
(五)管理与监督
院长依据本制度对会计人员工作实施日常监督,发现的成绩和问题作为年度考核评比的重要内容。
三、会计档案管理办法
为了加强书院会计档案管理,根据财政部、国家档案《会计档案管理办法》制定本办法。
1.会计档案是指会计凭证,会计帐薄和会计报告等会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
(1)会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
(2)会计帐薄类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片(或实物帐)、辅助帐薄、其他会计帐薄。
(3)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。
(4)其他类:银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
2.每月末财务人员应将会计凭证、会计帐薄、会计报表等专业资料分别整理、装订、归案,会计档案册封面资料应填写完整。年度终了后,由会计部门按照档案管理要求整理立卷,装订成册,并填制会计档案保管清册。
3.当年形成的会计档案暂由会计部门保管一年,期满之后由会计部门编制移交清册,移交给书院档案管理部门统一保管。出纳不得兼管会计档案保管工作。
4.会计档案不得借出,如有特殊需要经书院负责人批准,可以提供察阅或复制,并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画,拆封和抽换。
5.会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管时间为3年,5年,10年,15年,25年五类。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
6.会计档案保管期满需要销毁时,由书院档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管权限、销毁时间等内容,报院长、校监和书院董事会审批后,由监销人员认真清点、监督销毁。销毁以后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告院长。
保管期限已满,但尚有未结清的债权债务会计档案不得销毁,应当单独抽出立卷保管到事项完结时止。
7.电算化会计档案,应当保存打印出的纸质会计档案,并按期分类做好软件备份,确保软盘不受潮,数据完整。
8.其他规定按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。
四、财产管理制度
为了加强书院财产管理,防止损坏、积压和浪费,根据《会计法》和有关财经法规制度制定本制度。
(一)财产管理的范围和标准
1.固定资产是指一般设备单价500元以上、专用设备单价800元以上、使用年限一年以上的房屋建筑物、设备仪器、交通工具、家具用具等。单价未达到上述标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,如图书馆图书、课桌椅、学生宿舍床、柜等作为固定资产管理。
2.低值易耗品是指一般设备单价不足500元、专用设备单价不足800元、非大批同类物资的设备仪器、交通工具、家具用具等。
3.消耗物品是指维修、修缮材料及小工具,劳技、实验材料及玻璃器皿,办公用品,学生生活用品、学生药品。
(二)内部管理机构和人员财产管理职责
1.院长财产管理工作职责
(1)院长对其依法管理的资产负全责,严格管理、有效使用、保证财产安全完整是院长任职期间内重要的经济职责。
(2)财产管理是单位重要的经济岗位,院长应当任用德才兼备、细致认真、具有一定专业基础的财务部门负责人和财产管理人员。
(3)组织建立健全有效的内部财产管理制度和监督检查制度,明确相关部门和人员的职责权限、工作程序和纪律要求,并有正常途径了解上述制度的执行情况和相关人员履行职责的情况,以保证其管理意识的实施。
(4)协调、处理财产管理的重要问题,处罚或处分违规违纪、玩忽职守的部门负责人和有关责任人。
(5)院长亲自主管财产管理工作。
2.财产部门负责人财产管理工作职责
(1)在院长授权的范围内积极主动做好财产的计划、购建、验收、分配使用、维护、清查、报废等工作的组织与协调。
(2)拟定有关制度、职责权限、工作程序和纪律要求初稿,执行有关制度及规程。
(3)建议任用细心、认真、负责并有一定专业基础的财产管理人员并指导其工作。
(4)经常检查书院财产管理各方面的情况,发现问题及时解决或汇报,对财产负具体组织和管理的责任。
(5)院长授权的其他财产管理职责。
3.会计机构负责人财产管理工作职责
(1)财产实物帐、实物管理单据是重要的会计资料,会计机构负责人对财产实物帐、实物管理单据的建立、填写、登记和编制资产报表指导和监督、检查的责任。
(2)协助进行年终财产清查、固定资产的计划购建、清查报废等工作,对拟定的有关财产管理制度初稿有参与修改、提出建议的责任。
(3)监督并检查会计做好固定资产、低值易耗品、消耗物品等帐务的报销、记帐、财务帐结存余额等工作。
(4)院长授权的其他管理和监督职责。
4.财产管理人员工作职责
(1)负责财产实物帐、实物管理单据的建立、填写和登记,编制有关资产报表,做好财产的验收、分配使用、维护、清查、报废等工作。
(2)妥善保管库存财产,堆放有序,防止霉烂变质,做好防火、防潮、防盗工作。定期检查各学部、各部门财产使用情况,发现问题及时解决或汇报。
(3)提供物品采购计划,保证供应。对部门和个人领用的财物,坚持原则,按规定办理有关手续。
(4)定期清查盘点,定期与会计对帐,编制帐帐、帐实核对单,做到帐帐相符、帐实相符。
(5)财务部门负责人授权的财产管理职责。
5.会计人员财产管理工作职责
(1)按规定及时做好固定资产、低值易耗品、消耗物品的报销、记帐工作,对入帐的财产验收、领用、调拨、盘点单据的真实性、完整性进行复核,发现问题及时通知财产管理人员纠正。
(2)对固定资产帐户核算至规定的分类明细科目,在凭证录入和打印帐薄时按照要求核算数量、单价、金额,保证提供准确详细的财务帐面资料,以便进行帐帐相符的核算。
(3)在定期财产清查中负责与财产管理人员进行帐帐相符的核对工作,指导财产管理人员编制帐帐、帐物核对单。
(4)会计机构负责人授权的其他财产管理和监督职责。
6.使用部门和使用人财产管理责任
 (1)指定部门财产管理责任人,领用、保管和维护本部门财产。
(2)领用财物时办理有关手续,保管好固定资产领用单,做好财产的保管和日常维护。
 (3)定期清查盘点,损坏或报废时报告财产管理部门,调离岗位前通知财产管理部门办理移交或交还手续。
(三)财产管理工作规程
1.建帐建制。
(1)根据需要设置专职人员,配备电脑,统一使用“深圳市学校财产管理”软件进行固定资产、低值易耗品和消耗物品的管理。
(2)按照“固定资产分类编码表”的要求建立固定资产实物帐,固定资产会计帐和实物帐必须同时核算数量、单价和金额。会计部门对随购随用的低值易耗品和消耗品可以于购入时直接列支,并定期检查低值易耗品和消耗物品的实物管理。
(3)按规定使用固定资产验收单、领用单、调拨单、盘盈盘亏报告单、报废单、设备标签等,各种单据上所列项目和内容应填写齐全、签字完整。
2.购建和验收。
(1)基本建设投资形成的房屋、建筑物、设备设施等,项目竣工验收后,转财务财产处将竣工交付后的固定资产入帐
(2)有偿调入、购入、无偿调入、自制、接受捐赠以及盘盈的固定资产和低值易耗品,由财产管理部门负责验收。其中,技术性较强的仪器设备和工程,除根据合同、发票进行实物数量验收外还应会同技术部门、使用部门对照使用说明检验技术性能和产品质量,如发现技术性能、产品质量、数量及规格型号与合同不符,资料不全等情况应及时向有关单位联系解决。
设备到货验收后,必须及时安装、调试、投入使用,发现问题必须在索赔期间内抓紧办理。
(3)管理员验收固定资产应填制《固定资产验收单》一式三份,会计部门、财产部门、使用部门留存各一份。盘盈的固定资产应填制《固定资产盘盈盘亏报告单》一式三份,会计部门、财产部门、使用部门留存各一份。
自制完成的固定资产和低值易耗品按照自制成本入帐,无偿调入、接受捐赠和盘盈的固定资产按照市场价值或重置价格入帐。盘盈的低值易耗品和消耗物品只调整实物帐,不调整会计帐。
 (4)财产验收入库后,财产管理员应制作“设备标签”粘贴于每件设备的醒目位置,安装与使用时注意保护设备标签。
3.领用、调拨和移交
(1)领用固定资产按照使用人申请——部门负责人签审——财务部门负责人审批的程序办理领用手续。
领用固定资产应填制《固定资产领用单》一式三份,会计部门、使用部门(使用人)和自己留存各一份。《固定资产领用单》必须按照每项设备每个人逐项逐人填写,以便当年核算。
 (2)财产发出后,管理员应将各个使用部门和使用人领用的固定资产和低值易耗品打印清单交其保管。设备在学校内部调剂使用时,管理员应填制调拨单,并相应更改使用部门记录,不更改实物分类记录和会计记录。
 (3)教职工在书院内部改变工作岗位时,人事部门应通知财产管理员变更其使用记录。教职工离校时将个人使用的财产交财产管理员收回并签字证明后人事部门方可办理调动手续。
 (4)各部门财产管理员离岗时应在书院财产管理员的监督下办理交接。部门财产管理员离校时需由书院财产管理员签字证明后人事部门方可办理调动手续。
 (5)书院的财产原则上不外借,如遇特殊情况须经主管领导批准办理借用手续,并依时收回外借财物,如损坏由借用人照价赔偿。·
 (6)固定资产调拨审批。根据库存和需要,报财产管理员经财产主管和财务财产处负责人批准,数量大的须书院分管领导批准。
4.保管、清查和报废
(1)纠正“重购轻管、只用不管”的错误倾向,按照归口管理、分级负责的原则,落实责任制。使用部门负责固定资产的保养和保管,执行技术操作和维护规程,确保所使用财产的安全完好。
(2)每年定期进行年终财产清查,根据电脑打印的部门(个人)使用清单进行清点,清点结果必须与会计帐和实物分类帐核对。漏记、错记的项目应及时调整,无偿调出、报废、盘盈、盘亏的财产应查明原因分清责任,按照审批权限报经批准后及时调帐。其中,因基本建设需要而拆除的原有房屋或建筑物,还要按照有关规定办理核减校舍、建筑物面积的手续。
(3)各部门闲置多余的财产应及时通知书院财产员调剂使用,使用部门无权自行处理本处室的财产。
(四)管理和监督
1.书院会计机构负责人依据《会计法》和有关财经法规进行日常监督。发现原始记录不真实、不完整,会计资产帐和实物帐不合规,帐帐、帐实不相符,财产管理工作违反程序,人员任用不合规等情况的,按照有关规定有权自行处理的应当及时处理,无权自行处理的,应当立即向院长报告,请求作出处理。
2.各级管理人员不能认真、全部、合格履行职责的、由院长提出批评、限期改正或者调离岗位,情节比较严重的可给予处罚。因失职、管理不善造成财产丢失、短缺、损坏或者其他经济损失的,由责任人承担经济责任,情节严重的追究法律责任。
3.教职工有权对财产管理中的违规违纪行为和固定资产的安全完整情况进行监督、检举,各级管理人员应当正确对待,不得打击报复。
 院长和有关部门负责人对依规履行职责、制止、纠正、抵制违反本制度行为的会计人员、财产管理人员和教职工,不得打击报复。
五、采购工作管理制度
1.书院指定责任心强,严格法律、法规,遵守财务制度的专职采购人员,负责书院固定资产、零配件、教学和办公用品、学生生活用品、药品及其他一般物品的采购。
2.一般应提前一周递交请购单,按规定的审批程序,经审批后办理。各学部、各部门应增强计划性,注意做好采购计划。
3.特殊急需物品应在请购单上说明情况及要求,按规定审批后办理。
4.专业物品和设施、设备、器材,可由专职采购会同使用部门专业人员共同进行购置,也可以由俩名专业人员或书院教育教学技术服务部门采购。
5.应建立健全采购点。针对不同需要,选择信誉好、质量有保证、价格合理并能给予优惠待遇的商店或公司作为定点采购单位,以减少盲目性,杜绝假冒伪劣商品及不良风气的侵蚀,提高办事效率。
6.拟定采购目录。如:文化体育用品、劳动卫生用品、五金建材用品及其他。量较大的,尽量联系生产厂家直接进货
六、货币资金收付管理制度
1.管理现金支票不管银行印鉴,库存现金由出纳员负责经管。
2.出纳员必须按照国务院《现金管理暂行条例》和中国人民银行《加强现金管理的规定》中的现金收支范围办理现金收付业务。
3.职工因公外地出差,可以借差旅费,但须经学部负责人或部门负责人签字,院部分管领导批准,财务处审定,需借5000元以上金额时,须隔天通知财务处。
4.现金出纳人员必须严格审核现金收付原始凭证,有涂改、伪造,予以退回,拒绝办理收付业务。出纳员必须严格遵守核定的现金库存限额,超过部分,应及时解交银行,应该及时、正确地记录现金收付业务,坚持做到现金帐日清月结,并每日盘点现金库存,做到帐款相符。
5.现金收付必须由财务处负责办理,其他部门一律不得收取现金。有现金收付业务的部门,
应向财务处领取收据,用完后凭收据存根与财务处结算并换取新的收据。
6.出纳员不能挪用现金,不能私自使用公款,不能用白条抵库存,不能坐支现金,不能借用外单位帐户套取现金,不能保存帐外公款,要严格遵守国家现金管理制度
七、银行存款的管理制度
1.银行存款帐户由出纳员负责经管。按规定起点在2000元以上的经济业务,采用银行办理结算。
2.银行支票由出纳员统一签发和保管。银行印鉴章由学院指定的专人负责保管。领用支票按规定的手续办理。支票须写明收款单位名称、签发日期、用途,加盖银行印鉴章后生效。
3.不准利用银行存款帐户代替任何单位和个人办理购销和付款事项,不准租借或转让银行存款帐户,不准签发空头支票。
4.办理银行结算业务必须遵守银行结算的有关规定,正确采用各种结算方式,结算凭证的附件必须符合规定,及时正确地办理银行收付款结算业务。
5.出纳员每月定期与开户银行的对帐单核对清楚,发现差错,应及时查明原因、更正。对发生的未达帐,必须编制“银行存款调节表”,调节相符。
6.现金,银行的收、付记帐凭证,都必须按内容要求填制完善,附原始凭证,并注明张数,经办人员要签章,会计主管人员要审核签章。
八、请购、采购、验收、报销、财产保管制度
1.单个项目在2000元以下的仪器、设备、器材、材料及各类用品,应填写请购单,经本部门负责人同意,送书院财务主管审批(材料、用品要财产室核实库存后送财务主管),采购人员按计划采购,采购时应注意发票的合法性,发票填写应规范,内容应齐全,应填上顾客名称,年、月、日,品名规格,单位,数量,单价,金额(大小写齐全),填票人、收款人应签字,有发票专用章。批量购买,发票不便填上的须附上清单或电脑小票。经财产室验收入库,才能办理报销手续。报销时应用深蓝色或黑色水笔填写,不得用圆珠笔填写。不得用订书钉装钉。
2.单个项目在2000元以上的或单个项目不足2000元同一物品批量金额5000元以内的购置,属于重大购置活动范围,应按规定办理报购审批和结算审批手续,按类别验收入库(固定资产按固定资产管理制度办理),每宗重大购置完成验收后,采购人到财务处填写报销凭证由财务主管审查,经书院分管领导审批后办理报销手续。
3.校舍和设施建设,单个项目投资预算在2000元以上的都应办立项审批、报建审批和结算审批手续,对个别已经过酝酿,上下意图基本一致的项目,或者时间比较紧迫的项目,也可以把立项审批和报建审批合并一起进行。同意立项的建设项目,报建时项目主持部门准备有关资料,包括可供选择的不同设计方案和说明,联系施工单位的过程和各候选施工单位情况介绍,项目上的重点难点分析。每一项校舍和设施建设完成验收后,主持此项目的部门必须将有关项目的资料、结算清单送书院综合服务处组织审核,交财务处审查,经书院分管领导审批后办理报销手续。
4.财产物资送到书院,书院的仓管员应根据供应商开具的发票进行验收,验收中,检查规格、数量是符合,并通过技术检验证明或使用部门进行质量验收,填制进库单或固定资产验收单(一式三联,使用部门、固定资产管理员、财务各一联)。做好入库、记帐、保管和领用、借用工作。
5.保管室应定期清点财产物资,做好库房防火、防盗、防潮、防霉、防鼠工作,确保库房安全。
6.低值易耗品、消耗品应按月盘点,及时报告每月进货、领用、结存情况,列出当月物品领用清单,与财务核销库存物资,做到帐实相符,帐帐相符。
7.固定资产管理员应定期检查各管理部门的固定资产使用情况和核对库存情况,提高使用率,做到帐实相符,帐帐相符。
九、费用开支管理规定
1.汽车费用报销的审批
(1)维修费、保险费、养路费由综合服务处车务办办理相关手续。
(2)汽车凭油卡加油,不凭票报销。若出差异地需要加油,经总务处审查报院部分管领导审批。
2.业务招待费报销的审批。使用业务招待费,应事先提出申请,说明招待理由,招待单位,预计款项内容。
3.办公用品费用报销审批。办公用品的购买,一律由书院采办室办理。                                                                                                                                                                                  
4.通讯费报销的审批。院长办公室根据工作需要列出名单经院长批准,报销人凭发票(不含充值卡票据)按规定限额内实报。
5.差旅费报销的审批
(1)市内出差,须经所在部门负责人签字确认,书院分管领导批准,财务处按差旅报销有关规定审核通过,方可报销。市内出差一般不受理借款业务 。
(2)外地出差(包括开会和学习培训),须先由所在部门向院长办公室提出申请,经院部分管领导签字同意后,方可履行借款和报销手续 。
(3)若出差需乘坐飞机,无论是符合规定范围的人员还是因工作需要,都必须向院长办公室申请,经院部分管领导签字同意。未办妥手续的,财务处不予报销。
(4)出差期间因特殊需要,必须乘坐出租车而不符合规定的报销范围,应单独向财务处提出申请说明,经财务处主管审核确认后,再履行有关签字手续。
十、财务财产安全管理制度
为了避免不必要的损失,保证书院的财务财产的正常运转,制定本制度。
1.全院财务财产工作人员,对书院的财产物资、会计资料、现金安全管理应有足够的认识,提高管理水平。
2.凡存放有贵重财产物资、会计资料、各类现金的库房和办公室,门窗必须安装防盗网、防盗门以及报警器,下班时注意锁好门窗,放假期间停止使用应在门上贴封条。
3.凡是借用书院的财产,使用完毕应及时归还保管部门。发现失散在外的财产应及时收回库房,并追究领用人或借用人的责任。
4.使用现金一般限额在2000元以下,2000元以上使用票据办理付款业务,每日提取现金额按银行规定办理。
5.每天出纳业务终了前,清点现金,现金过夜额按规定办理,过夜现金不能存放办公桌内,应存放保险柜。
6.提取现金应注意途中安全,汽车接送,确保安全。
7.发生问题应保持冷静,保护现场,及时报告安全保卫工作负责人,由书院统一报告当地公安部门。
8.会计人员应按月清理帐目,装订凭证,按年建立会计档案。发生意外,财产人员应着重抢救单位的贵重物品,财会人员全力抢救原始凭证、库存现金、会计档案。
9.以上规定,应定期检查落实,发现问题,及时纠正。
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