深圳东方英文书院员工人事档案管理规定

作者: 来源: 发布时间:2010年12月29日
 

 

深圳东方英文书院人力资源档案管理规定
序 言
      人力资源档案工作是我院档案工作的重要组成部分,是人力资源管理工作的重要内容,是书院规范化建设和科学发展的基础性工作。
搞好人力资源档案工作,最终目的是为准确全面地考察了解和高效选拔使用好教育教学、管理和服务等方面的人才,选贤举能,知人善任,建设好职工队伍,优化人力资源配置,为不断提高办学质量和经济效益发挥应有作用。
第一章   总 则
   第一条 为了提高书院人力资源档案管理水平,有效地保护和利用好档案,更好地为我院各项工作服务,结合我院实际,参照档案管理的基本要求,特制定本规定。 
第二条 书院员工人力资源档案由人力资源处集中保管。其任务是:收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料;办理档案的查询、借用;探索建立适合书院院情的人力资源档案管理和使用办法。不断研究档案工作情况,逐步实现人力资源档案管理的规范化。
第三条 学习、贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定,结合我院的实际情况,制定员工人事档案工作的规章制度,并负责组织、指导、监督、检查和执行。
第四条 严格执行员工人事档案使用借阅规定,严格执行保密制度,确保档案的完整、安全。
第二章 人事档案归档范围和要求
第五条 归档范围
(一)考试录用形成的有关材料:如应聘人员考核登记表、应聘考试材料、入职报到表、合同书等。
(二)在人力资源工作中形成的履历表、简历表和属于自传性质的材料:如学历、教师资格、职称证明书及相关证件复印件等。
(三)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料:如年度考核材料,民主评议的综合材料,组织审定的考察材料等。
(四)认定、评聘专业技术职称工作中形成的有关材料:专业技术职称任职资格申报表、聘任、认定专业技术职务审批表及考核材料、有关证书等。
(五)党、团组织建设工作中形成的有关材料:如中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;民主评议党员材料等;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表等材料;加入民主党派的有关材料等。
(六)表彰奖励活动中形成的有关材料:如评选、嘉奖、通报表扬先进工作者等形成的表彰材料。
(七)定职、定级材料。
(八)办理工资、待遇等工作中形成的材料:如转正定级、各种工资变动,提职晋级和奖励工资等材料;解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
(九)参加院内外有关培训进修等的有关材料。
(十)健康检查的有关材料:新录用人员体检表等有关反映身体健康情况的材料。
(十一)、辞退材料、辞职审批材料等其它起重要依据作用的材料。
(十二)、其他有鉴定性、结论性的材料等。
第六条 收集方法
(一)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要,要经常通过有关部门收集员工任免、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩的材料,充实档案的内容。
(二)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度,及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。
(三)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等,并及时将这些材料补充进员工档案。
(四)人力资源处要严格执行上级有关人事档案收集归档的各项规定,主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序,以使员工档案材料及时完成归档。
第七条 归档要求
(一)收集的材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实、完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备,需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归档。
(二)不属于归档范围的材料,不得擅自归档。凡销毁材料,必须详细登记,经人力资源处负责人检查,并报请书院主管负责人审查批准。
(三)归档的材料必须是办理完毕的正式材料。聘用录取时的有关个人的证明材料没有原件可用复印件,在院内工作时形成的材料要用原件,一般不得用复印件代替原件存档。材料必须有承办单位或个人署名,有形成材料的日期并注意不归重复材料。
(四)凡规定要同本人见面的材料,一般应有本人的签字,特殊情况下本人见面后未签字的,可由组织注明。
(五)员工人事档案材料的载体,使用A4规格的办公用纸,文字须是打印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
(六)各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。
第三章 人事档案工作岗位职责
第八条 档案管理
 档案管理实行专人责任制,对档案实行严格安全管理。由人力资源处档案专管员负责保管与整理。
第九条 负责人力资源处工作的部门领导职责
(一)、组织本部门人员学习档案法规,认真执行集团公司、书院员工人事档案工作规章制度,把档案工作纳入本部门的议事日程。
(二)、与书院各部门相互配合,加强联系,共同做好业务监督指导、检查工作,保证归档档案质量。
(三)、带头落实书院人事档案管理的规章制度,不断推进书院人事档案管理工作的规范化、实用化。
(四)、与书院发展同步,不断创新人力资源档案建设,为书院建好人才资源库。
(五)、关心和支持档案管理人员的工作,明确具体要求,帮助其解决工作中的实际困难,不断提高档案管理水平。
(六)、做好与档案建设与管理相关的其他工作。
第十条 人事档案管理人员的职责
(一)、自觉执行上级有关人事档案工作的安全保密规定,严格遵守安全保密制度,确保员工人事档案的安全保密。
    (二)、认真执行上级关于人事档案工作的政策和法规,制定和不断完善本书院员工人事档案工作的各项管理制度。
    (三)、做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用等工作。
    (四)、认真执行员工档案归档的各项规定,自觉坚持平时立卷,做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整准确。
    (五)、归档材料做到案卷目录填写清楚,并做到归档材料合适清楚,准确无误。
    (六)、积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识,不断提高档案管理工作水平。
(七)、做好员工人事档案的统计工作。做到档案类别、数量清楚。
(八)、始终保持档案室、柜、盒的整洁、完好。
第十一条  档案整理工作规定
(一)、在整理档案时严禁吸烟,以确保档案安全。
(二)、不得私自涂改、抽取或伪造档案。
(三)、不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导批准后按情况分别予以处理。
(四)、在整理档案过程中,要加强对档案材料的管理,防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。
(五)、加强档案管理,提高档案的保存价值。做到每月归档材料一次。每学期整理档案一次,每学年整理统计一次。按在职和离职员工分类有序彻底整理存放。不得存在有档案未整理的现象。
(六)、做到档案总目录及编号与员工档案实际存放相一致。
第四章 员工人事档案的使用规定
第十二条 借阅规定
档案查阅原则上实行对上级公开查询,对下级以人力资源处主任签字为准,方可查阅。
(一)凡因需要查阅人事档案的,要经过书院人力资源处负责人批准后,方可查阅。
(二)查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。
1、查阅人员填写好《查阅员工档案审批表》及登记表。
2、查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定,不准与无关人员议论档案内容。
3、查阅必须爱护档案,严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折,保持档案的整洁。
4、未经批准,不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料,如需复制须办理登记手续。复制的材料,必须加盖人力资源部公章方可生效,摘抄材料一般不予盖章。材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。
5、严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。
6、对查阅人员审查阅档材料,一看查档理由是否充分,二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的,应做好说明及解释工作,并做好登记手续。
7、接待阅档时,须将案卷先清点后再交给阅档人员,收回时应清点后再入库归位。
第十三条 档案转递、留存规定
如有确需向外转递的员工档案,应遵守下列事项:
1、在院领导批准后,员工档案经复印后应以专员送取或交员工本人自带复印件。并做好详细登记。
2、对辞退、辞职、退休员工的档案,留书院档案室分类保存。
第十四条 借用规定
(一)员工档案一般不外借。
(二)本书院部门内部需要借用时,必须做好登记;能当天归还还必须做好当天入库归位;借用一般不超过1天,不得擅自转借或送有关单位查阅。
(三)借用手续与查阅规定相同,严格执行查档规定。
(四)每月检查核对一次借用和查档次数,并做好及时入库归位工作。
第五章   人事档案保密要求
第十五条 档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度,增强保密观念,同一切失密、泄露现象做斗争。
第十六条 档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案,对所了解的档案内容不得向外泄密。
第十七条 接收档案要严格办理交接手续,离职后不得泄露任何档案内容。
    第十八条 阅档人员要严格遵守阅档保密制度,不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容;不准转借或给无关人员翻阅;不得向无关人员泄露或向外公布档案内容。违反者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。
    第十九条 如有特殊情况,需要出具的各种证明,经人力资源处主任批准后,由档案管理工作人员填写并加盖人事部门专用章。本人不得翻阅自己的档案。
第二十条 非人力资源档案工作人员不得擅自接触人事档案,确保档案安全。
    第二十一条 严格履行员工档案的保管及保密规定,做好以下几点:
(一)配置必要的档案存放、保管等设备。
(二)认真做好防火、盗、潮、虫蛀、晒和高温等六防工作。
    (三)每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查,及时做好防范工作。
   (四)每季度定期对案卷进行细致的防虫检查,及时做好放防虫药等防虫工作。
(五)建立健全员工档案的花名册,按规定做好保密等工作。
(六)凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。
   (七)每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对检查及统计,并定期做好归档材料的入卷工作,确保有效地保护和利用员工人事档案。
 
第六章   附 则
    第二十二条 本规定今后如与上级规定有抵触,应及时修改补充。随着书院的规范化、现代化建设发展,本规定将不断修订完善。
第二十三条 本规定由人力资源处负责解释。
 
                                00九年十月
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