人力资源档案管理制度

作者: 来源: 发布时间:2010年12月29日
 

 

人力资源处主任档案管理领导职责
 
一、组织本部门人员学习档案法规,认真执行集团公司、书院员工人事档案工作规章制度,把档案工作纳入本部门的议事日程。
二、与书院各部门相互配合,加强联系,共同做好业务监督指导、检查工作,保证归档档案质量。
三、带头落实书院人事档案管理的规章制度,不断推进书院人事档案管理工作的规范化、实用化。
四、与书院发展同步,不断创新人力资源档案建设,为书院建好人才资源库。
五、关心和支持档案管理人员的工作,明确具体要求,帮助其解决工作中的实际困难,不断提高档案管理水平。
六、做好与档案建设与管理相关的其他工作。
 
人事档案管理员职责
 
一、自觉执行上级有关人事档案工作的安全保密规定,严格遵守安全保密制度,确保员工人事档案的安全保密。
    二、认真执行上级关于人事档案工作的政策和法规,制定和不断完善本书院员工人事档案工作的各项管理制度。
    三、做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用等工作。
    四、认真执行员工档案归档的各项规定,自觉坚持平时立卷,做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整准确。
    五、归档材料做到案卷目录填写清楚,并做到归档材料合适清楚,准确无误。
    六、积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识,不断提高档案管理工作水平。
七、做好员工人事档案的统计工作。做到档案类别、数量清楚。
八、始终保持档案室、柜、盒的整洁、完好。
 
档案整理工作规定
 
一、在整理档案时严禁吸烟,以确保档案安全。
二、不得私自涂改、抽取或伪造档案。
三、不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导批准后按情况分别予以处理。
四、在整理档案过程中,要加强对档案材料的管理,防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。
五、加强档案管理,提高档案的保存价值。做到每月归档材料一次。每学期整理档案一次,每学年整理统计一次。按在职和离职员工分类有序彻底整理存放。不得存在有档案未整理的现象。
六、做到档案总目录及编号与员工档案实际存放相一致。
 
查阅档案保密制度和阅档规定
 
一、查阅人员填写好《查阅员工档案审批表》及登记表。
二、查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定,不准与无关人员议论档案内容。
三、查阅必须爱护档案,严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折,保持档案的整洁。
四、未经批准,不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料,如需复制须办理登记手续。复制的材料,必须加盖人力资源处公章方可生效,摘抄材料一般不予盖章。材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。
五、严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。
六、对查阅人员审查阅档材料,理由要充分,有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的,应做好说明及解释工作,并做好登记手续。

 

七、接待阅档时,须将案卷先清点后再交给阅档人员,收回时应清点
后再入库归位。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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